¿Qué es una base de datos?

Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar información. En las bases de datos, se puede almacenar información sobre personas, productos, pedidos, o cualquier otra cosa. Muchas bases de datos empiezan siendo una lista en un programa de procesamiento de texto o en una hoja de cálculo. A medida que crece la lista, empiezan a aparecer repeticiones e inconsistencias en los datos. Cada vez resulta más complicado comprender los datos presentados en la lista y existen pocos métodos para buscar o recuperar subconjuntos de datos para revisarlos. Cuando empiezan a observarse estos problemas, es aconsejable transferir la información a una base de datos creada mediante un sistema de administración de bases de datos (DBMS), como Office Access 2007.

Una base de datos informatizada es un contenedor de objetos. Una base de datos puede contener más de una tabla. Por ejemplo, un sistema de seguimiento de inventario que utiliza tres tablas no es un conjunto de tres bases de datos, sino una sola base de datos que contiene tres tablas. Excepto si se ha diseñado específicamente para utilizar datos o código de otro origen, una base de datos de Access almacena sus tablas en un solo archivo, junto con otros objetos, como formularios, informes, macros y módulos. Las bases de datos creadas con formato de Access 2007 tienen la extensión de nombre de archivo .accdb y las bases de datos creadas con formatos de versiones anteriores de Access tienen la extensión de nombre de archivo .mdb. Access 2007 se puede utilizar para crear archivos con formatos de versiones anteriores (por ejemplo, Access 2000 y Access 2002-2003).

Con Access, puede:

  • Agregar más datos a una base de datos, por ejemplo, un elemento nuevo en un inventario.
  • Modificar datos existentes en la base de datos, por ejemplo, cambiar la ubicación de un elemento.
  • Eliminar información, por ejemplo, si se ha vendido o retirado un artículo.
  • Organizar y ver los datos de distintas formas.
  • Compartir los datos con otros usuarios mediante informes, mensajes de correo electrónico, una intranet o Internet.

 

¿Qué es un Campo y Registro?

En las bases de datos, un campo es la mínima unidad de información a la que se puede acceder; un campo o un conjunto de ellos forman un registro, donde pueden existir campos en blanco, siendo éste un error del sistema. En las hojas de cálculo los campos son llamados celdas. La mayoría de los campos tienen atributos asociados a ellos. Por ejemplo, algunos campos son numéricos mientras otros almacenan texto, también varía el tamaño de estos. Adicionalmente, cada campo tiene un nombre.



En informática, y concretamente en el contexto de una base de datos relacional, un registro (también llamado fila o tupla) representa un objeto único de datos implícitamente estructurados en una tabla. En términos simples, una tabla de una base de datos puede imaginarse formada de filas y columnas o campos. Cada fila de una tabla representa un conjunto de datos relacionados, y todas las filas de la misma tabla tienen la misma estructura.

Un registro es un conjunto de campos que contienen los datos que pertenecen a una misma repetición de entidad. Se le asigna automáticamente un número consecutivo (número de registro) que en ocasiones es usado como índice aunque lo normal y práctico es asignarle a cada registro un campo clave para su búsqueda.

La estructura implícita de un registro y el significado de los valores de sus campos exige que dicho registro sea entendido como una sucesión de datos, uno en cada columna de la tabla. La fila se interpreta entonces como una variable relacional compuesta por un conjunto de  una secuencia ordenada de objetos, cada una de las cuales consta de dos ítems: el nombre de la columna relevante y el valor que esta fila provee para dicha columna.



¿Nombra los tipo de Campo que maneja Access?  



Texto
Se utiliza para texto o combinaciones de texto y números, como direcciones, o para números que no requieren cálculo, como números de teléfono, números de pieza o códigos postales.
Almacena hasta 255 caracteres. La propiedad Tamaño Del Campo (FieldSize) controla el número máximo de caracteres que se puede escribir.
Memo
Se utiliza para texto de gran longitud y números, como notas o descripciones.
Almacena hasta 65.536 caracteres.
Numérico
Se utiliza para los datos que se van a incluir en cálculos matemáticos, exceptuando los cálculos monetarios (en este caso se utiliza el tipo Moneda).
Almacena 1, 2, 4 u 8 bytes; almacena 16 bytes para Id. de réplica (GUID). La propiedad Tamaño Del Campo (FieldSize) define el tipo Numérico específico.
Fecha/Hora
Se utiliza para fechas y horas.
Almacena 8 bytes.
Currency
Se utiliza para valores de moneda y para evitar el redondeo durante los cálculos.
Almacena 8 bytes.
Auto numérico
Se utiliza para números secuenciales exclusivos (con incremento de una unidad) o números aleatorios que se insertan automáticamente cuando se agrega un registro.
Almacena 4 bytes; almacena 16 bytes para Id. de réplica (GUID).
Sí/No
Se utiliza para datos que pueden ser uno de dos valores posibles, como Sí/No, Verdadero/Falso, Activado/Desactivado. Los valores Nulos (Null: valor que puede especificarse en un campo o utilizarse en expresiones o consultas para indicar datos desconocidos o ausentes. En Visual Basic, la palabra clave Null indica un valor Null. Algunos campos, como los de clave principal, no pueden contener Null.) no están permitidos.
Almacena 1 bit.
Objeto OLE
Se utiliza para objetos OLE (como documentos de Microsoft Word, hojas de cálculo de Microsoft Excel, imágenes, sonidos u otros datos binarios) que se crearon en otros programas mediante el protocolo OLE (OLE: tecnología de integración de programas que se puede utilizar para compartir información entre programas. Todos los programas de Office admiten OLE, de manera que es posible compartir información a través de objetos vinculados e incrustados.).
Almacena hasta 1 gigabyte (está limitada por el espacio de disco).
Hipervínculo
Se utiliza para hipervínculos (hipervínculo: texto con color y subrayado o gráfico en el que se hace clic para ir a un archivo, una ubicación en un archivo, una página Web en World Wide Web o una página Web en una intranet. Los hipervínculos también pueden dirigirse a grupos de noticias y a sitios Gopher, Telnet y FTP.). Un hipervínculo puede ser una ruta UNC (convención de nomenclatura universal (UNC): convención de nomenclatura para archivos que proporciona un sentido de ubicación de un archivo independiente del equipo. En vez de especificar una ruta de acceso y una letra de unidad, un nombre UNC utiliza la sintaxis \\servidor\recurso_compartido\ruta_acces… \nombre_archivo.) o una dirección URL (Localizador de recursos uniforme (URL): dirección que especifica un protocolo (como HTTP o FTP) y la ubicación de un objeto, documento, página World Wide Web u otro destino en Internet o una intranet, por ejemplo: http://www.microsoft.com/.).
Almacena hasta 64.000 caracteres.
Asistente para búsquedas
Se utiliza para crear un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro combinado. La elección de esta opción en la lista de tipos de datos inicia un asistente que realiza la definición automáticamente.
Requiere el mismo tamaño de almacenamiento que la clave principal (clave principal: uno o más campos (columnas) cuyos valores identifican de manera exclusiva cada registro de una tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nulo y debe tener siempre un índice exclusivo. Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves externas de otras tablas.) Que corresponde al campo de búsqueda (campo de búsqueda: campo utilizado en un formulario o un informe de una base de datos de Access que muestra una lista de valores recuperados de una tabla o consulta, o almacena un conjunto estático de valores.), normalmente 4 bytes

 

¿Explica las Propiedades de los siguientes tipos de Campos, Numerico, Caracter y Memo?

Texto
Se utiliza para texto o combinaciones de texto y números, como direcciones, o para números que no requieren cálculo, como números de teléfono, números de pieza o códigos postales.
Almacena hasta 255 caracteres. La propiedad Tamaño Del Campo (FieldSize) controla el número máximo de caracteres que se puede escribir.
Memo
Se utiliza para texto de gran longitud y números, como notas o descripciones.
Almacena hasta 65.536 caracteres.
Numérico
Se utiliza para los datos que se van a incluir en cálculos matemáticos, exceptuando los cálculos monetarios (en este caso se utiliza el tipo Moneda).
Almacena 1, 2, 4 u 8 bytes; almacena 16 bytes para Id. de réplica (GUID). La propiedad Tamaño Del Campo (FieldSize) define el tipo Numérico específico.

 
 

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